تامین دلیل به معنای ثبت و ضبط وقایع رخ‎داده، توسط دادگاه است و فرد می‎تواند به ‎منظور حفظ اسناد و مدارک و هر امری که ممکن است بعدها به‎ عنوان دلیل در دادگاه مورد استناد واقع شود، درخواست تامین دلیل کند.تشخیص درجه ارزش تامین دلیل در موارد استفاده با دادگاه است. بنابراین هیچ مرجع دیگری جز محاکم صالح قضایی، اراده استفاده از مفاد صورت‎جلسه تامین دلیل را ندارد، مگر اینکه اعتبار و ارزش تامین دلیل یادشده قبلاً توسط دادگاه احراز و اعلام شده باشد.مطابق با ماده ١۴ قانون آیین دادرسی مدنی، درخواست تأمین دلیل و امارات از دادگاهی می‎شود که دلایل و امارات مورد درخواست در حوزه آن واقع است و اگر در حوزه مربوطه، شورای حل اختلاف نبود، رسیدگی با دادگاه محل است.بنابراین، دادگاه صالح، شورای حل اختلافی است که دلایل و امارات در حوزه آن واقع است.

 آیا لزوما خوانده باید مشخص باشد؟
در اینجا این پرسش مطرح می‎شود که در مورد تامین دلیل آیا لزوما خوانده باید مشخص باشد یا خیر؟در پاسخ باید گفت که مطابق با ماده ١۵۴ قانون آیین دادرسی مدنی، در موردی که تعیین خوانده ممکن نباشد، خواهان می‎تواند بدون معرفی وی، تقاضای تامین دلیل کند.بنابراین مشخص می‎شود که در مورد تامین دلیل، اصل بر لزوم تعیین خوانده است و استثنائاً جواز عدم تعیین خوانده، مشروط بر این است که معرفی خوانده ممکن نباشد و خواهان تامین دلیل باید این موضوع را اثبات کند.چنانچه امکان تعیین خوانده بوده یا بر دادگاه معلوم باشد، درخواست تأمین دلیل بدون معرفی خوانده پذیرفته نیست.

 چگونگی طرح دادخواست تامین دلیل
مطابق ماده ۱۵ قانون آیین دادرسی مدنی، درخواست تأمین دلیل ممکن است در هنگام دادرسی یا قبل از اقامه دعوا باشد.همچنین مطابق ماده ۱۵۱ این قانون، درخواست تامین دلیل چه کتبی یا شفاهی باید حاوی این نکات باشد: مشخصات درخواست‎ کننده و طرف او؛ موضوع دعوایی که برای اثبات آن، درخواست تامین دلیل می‎شود و اوضاع و احوالی که موجب تأمین دلیل شده است.در حال حاضر تقاضای تامین دلیل از سوی ذی‌نفع بر روی فرم مخصوص دادخواست به تعداد خواندگان به اضافه یک نسخه، همراه با فتوکپی برابر اصل اوراق و اسناد، تقدیم شورای حل اختلاف محلی که موضوع بررسی در محدوده آن قرار دارد، می‌شود.
این درخواست شامل مشخصات طرفین (‌البته اگر تعیین طرف مقابل میسر نباشد، نیز درخواست تأمین دلیل پذیرفته است)، عنوان دعوایی که برای اثبات آن تقاضای تامین دلیل شده و نیز ذکر موارد و اوضاع و احوالی است که باعث درخواست بررسی تأمین دلیل شده است.در ادامه ‌شورای حل اختلاف، با احراز فوریت موضوع تامین دلیل، موضوع را به یکی از کارشناسان رسمی دادگستری در رشته مربوط ارجاع و پس از حضور مدیر دفتر شعبه مربوطه و کارشناس در محل و جلب نظر کارشناس، شورا صورت‎جلسه تامین دلیل را با ذکر نظر کارشناس تنظیم می‎‌کند.

 اظهارنامه چیست؟
اظهارنامه به معنای اعلام رسمی مطلبی به دیگری به قصد امکان اثبات اعلام آن مطلب به وی در آینده است.از کاربردهای دیگر اظهارنامه، تسلیم وجه یا مال یا سند یا هر چیز دیگری است که طرف مقابل از دریافت آن خودداری می‎کند.

 نکات مهم در تنظیم اظهارنامه
در تنظیم اظهارنامه باید به این موضوع توجه داشت که اظهارنامه مشتمل بر توهین و افترا و نظایر اینها نباشد.در تنظیم اظهارنامه باید دقت لازم به‎ کار برده شود تا مشتمل بر اخبار به‎ حقی به نفع طرف مقابل نباشد.همچنین در تنظیم اظهارنامه، در حد آنچه که ذی‎حق هستیم باید مطالبه حق کنیم و نه بیشتر از آن.نکته دیگر در تنظیم اظهارنامه این است که مطلب را به ‎صورت مفید و مختصر اعلام کنیم و نیز مهلتی که به طرف مقابل برای انجام دادن کار یا تحویل چیزی می‎دهیم، باید مهلت متناسب و معقولی باشد.

 موارد الزامی ارسال اظهارنامه برای طرف مقابل
مواردی که عملاً یا قانوناً ارسال اظهارنامه برای طرف مقابل الزامی است، شامل موارد ذیل است:
به موجب ماده یک قانون مجازات راجع به انتقال مال غیر، اگر مالک ملکی از وقوع معامله مال غیر مطلع شود و تا یک ماه بعد از اطلاع از این امر، اظهاریه ‎هایی را برای اطلاع به انتقال‎ گیرنده مال غیر نفرستد، معاون جرم محسوب می‎شود.بر اساس ماده ۱۷۱ قانون آیین دادرسی مدنی، هرگاه سرایدار، خادم، کارگر و به‌طور کلی هر امین دیگری چنانچه پس از 10 روز از تاریخ ابلاغ اظهارنامه مالک مبنی بر مطالبه مال امانی، از آن رفع تصرف نکند، متصرف عدوانی شناخته می‎شود.لذا طرف مقابل از امتیازات مربوط به دعوای تصرف عدوانی از جمله رسیدگی خارج از مهلت بهره‌مند می‌شود.بر اساس قانون تملک آپارتمان‎ها مصوب سال ۱۳۵۹، در صورتی که مالک یا استفاده‎کننده، سهم خود از هزینه‎های مشترک آپارتمان را نپردازد، این هزینه‎ها به‎وسیله اظهارنامه مطالبه می‎شوند.
مطابق ماده ۱۳ قانون بیمه مصوب سال ۱۳۱۶ نیز، در صورتی که بیمه‎گر، بیمه را فسخ کند، باید مراتب را به موجب اظهارنامه یا نامه سفارشی به بیمه‎گذار اطلاع بدهد و اثر فسخ 10 روز پس از ابلاغ مراتب به بیمه‎گذار، آغاز می‎شود.همچنین به موجب مواد ۴۵۹ و ۴۶۰ قانون آیین دادرسی مدنی، در مواردی که طرفین معامله متعهد به معرفی داور شده باشند و طرفین نتوانند یا نخواهند در انتخاب داور توافق کنند، هر یک از طرفین می‎تواند با معرفی داور مورد نظر خود، به وسیله ارسال اظهارنامه از طرف مقابل درخواست کند که ظرف 10 روز از تاریخ ابلاغ اظهارنامه، نظر خود را در مورد داور اعلام کند. به موجب ماده ۱۳ قانون روابط موجر و مستاجر نیز، هرگاه مستاجر به علت انقضای مدت اجاره، مورد اجاره را تخلیه کند، اما موجر از تحویل گرفتن آن خودداری کند، مستاجر باید به وسیله اظهارنامه از وی تقاضا کند که مال مورد اجاره را تحویل بگیرد.